Dane o odpadach są już w BDO. Prawdziwe pytanie brzmi jednak inaczej: czy są prawidłowe i czy odpowiadają temu, co faktycznie wydarzyło się w zakładzie?

Zdublowane wpisy w karcie ewidencji, rozjazd między sumą wpisów a polem „łączna masa”, dwie karty ewidencji tam, gdzie powinna być jedna. To niespójności, które nie zgłaszają się same. BDO ich nie podświetla ani nie oznacza, a codzienna praca ich nie ujawnia. Wychodzą później: przy zamknięciu miesiąca, przy sprawozdaniu rocznym albo podczas kontroli.

W tym artykule pokazujemy trzy najczęstsze rodzaje takich niespójności, podpowiadamy, po czym je poznać i jak sprawdzić je samodzielnie, a także wyjaśniamy, dlaczego najtaniej jest w ogóle nie dopuścić błędu do BDO.

Kto odpowiada za błędy w ewidencji

Przy kontroli z nieprawidłowości nie tłumaczy się osoba, która wpisywała dane. Tłumaczy się ta, która za ewidencję odpowiada, oraz firma, w której imieniu ewidencja jest prowadzona. Dlatego jakość danych w BDO to nie jest sprawa wyłącznie operatora czy pracownika biura. To kwestia, która powinna interesować kierownika zakładu, osobę odpowiedzialną za ochronę środowiska i zarząd.

Trzy niespójności, których BDO nie podświetla

1. Zdublowane wpisy w karcie ewidencji

Ten sam wpis występuje w karcie ewidencji kilka razy. Zdarzenie było jedno, ale suma mas rośnie z każdym duplikatem. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda poprawnie: każdy wiersz z osobna jest prawidłowy, problemem jest to, że jest ich za dużo.

2. Rozjazd w polu „łączna masa”

Suma wpisów w karcie mówi jedno, a pole z łączną masą odpadów pokazuje co innego. Taka różnica bywa niewielka, ale wystarczy, żeby zestawienie roczne się nie domknęło, a dane w sprawozdaniu nie zgadzały się z ewidencją.

3. Zdublowane karty ewidencji

Dla tego samego kodu odpadu, w tym samym miejscu prowadzenia działalności, w BDO istnieją dwie karty ewidencji. Obie wyglądają poprawnie i obie „żyją własnym życiem”. Część zdarzeń trafia do jednej, część do drugiej, a pełny obraz gospodarki danym odpadem rozjeżdża się na dwa dokumenty.

Dlaczego nie widać ich na bieżąco

Żadna z tych trzech niespójności nie blokuje pracy. Karty się wysyłają, operacje się rejestrują, dzień się zamyka. System nie zgłasza błędu, więc nikt nie ma powodu, żeby go szukać. Niespójność po prostu zostaje w BDO i czeka.

Kiedy wychodzą na jaw

Najczęściej w dwóch momentach. Pierwszy to zamknięcie miesiąca albo przygotowanie sprawozdania, kiedy zestawienie nie chce się domknąć i trzeba szukać, skąd bierze się różnica. Drugi to kontrola, podczas której ktoś porównuje rejestr w BDO z dokumentami zakładu. W obu przypadkach na wyjaśnienia jest mało czasu, a błędy sprzed wielu miesięcy trzeba odtwarzać z pamięci i papierów.

Co możesz sprawdzić już dziś, bez żadnego narzędzia

Dwie proste kontrole da się wykonać ręcznie dla zamykanego okresu:

• Porównaj sumę wpisów z wartością w polu „łączna masa” na kartach ewidencji z danego okresu.
• Sprawdź, czy dla jednego kodu odpadu i jednego miejsca prowadzenia działalności nie istnieją dwie karty ewidencji, a w kartach nie powtarzają się identyczne wpisy.

Gdzie kończy się ręczna kontrola

Ręcznie da się sprawdzić miesiąc czy kwartał. Nie da się w ten sposób sprawdzić pięciu lat wstecz. A właśnie tyle trzeba przechowywać dokumenty ewidencji odpadów: przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono. Kontrola może więc dotyczyć okresu, którego nikt w zakładzie od dawna nie oglądał.

Najtańszy błąd to ten, który nie trafił do BDO

Problem ma dwie strony. Pierwsza to błędy, które już są w BDO i trzeba je znaleźć. Druga to błędy, które dopiero mogą tam trafić, czy to z winy człowieka, czy w wyniku niespójności powstających po stronie samego systemu. Najtaniej jest nie wysłać błędu do BDO w ogóle.

Dlatego w ENVIRA.CORE wpis do ewidencji ma status pośredni. Zanim trafi do BDO, można go skontrolować i poprawić. Dopiero zweryfikowany wpis idzie dalej.

Do danych, które już są w BDO, służy moduł kontroli jakości danych ewidencji, czyli nasz WALIDATOR. Wyszukuje w BDO wszystkie trzy opisane niespójności:

• zdublowane wpisy w kartach ewidencji wykrywa i pozwala je usunąć,
• rozjazdy w polu „łączna masa” wykrywa i pozwala je usunąć,
• zdublowane karty ewidencji wykrywa i wskazuje, a decyzję o usunięciu pozostawia człowiekowi, który podejmuje ją jednym kliknięciem.

To rozróżnienie jest celowe. Usunięcie całej karty ewidencji to decyzja, która powinna należeć do osoby odpowiedzialnej za ewidencję, a nie do automatu.

Macie własny sposób? Napiszcie do nas

Envira-Eko tworzy oprogramowanie do ewidencji odpadów i obsługi BDO. Moduł WALIDATOR działa jako element systemów ENVIRA.CORE i ENVIRA.INTEGRATOR.

Macie własną metodę sprawdzania, czy ewidencja w BDO zgadza się z rzeczywistością? Napiszcie do nas. Zbieramy takie sposoby, bo w żadnej instrukcji ich nie ma. A jeśli chcecie zobaczyć, ile niespójności WALIDATOR znajdzie w Waszych kartach ewidencji, chętnie pokażemy to na Waszych danych.